Tout ce que vous devez savoir sur le SIRH

Le SIRH (système d’information sur les ressources humaines), vous en avez certainement entendu parler si vous évoluez dans le secteur des ressources humaines. Cet outil de centralisation permet de digitaliser les missions des RH en regroupant toutes les données au sein d’une même plateforme logiciel. Vous souhaitez mettre en place un SIRH au sein de votre entreprise ? Voici tout ce que vous devez savoir sur le sujet avant de réaliser votre projet.

Sommaire

La définition du SIRH

Un SIRH est un logiciel permettant de gérer toutes les missions des ressources humaines. Grâce à lui, il est aussi possible :
 
  • d’automatiser certaines tâches, notamment les missions administratives ; 
  • d’unifier les procédures au sein d’un service, d’une filiale ou de l’entreprise.

L’outil est complet. Il peut couvrir l’ensemble des procédures RH grâce à une base de données centralisées. Elle comprend toutes les informations liées aux collaborateurs. 

Le SIRH est modulaire. Il regroupe au sein d’une même interface différentes briques traitant chacune une fonction RH (gestion de la paie, gestion des congés, gestion du recrutement, etc.). L’entreprise peut par conséquent implémenter uniquement les modules dont il a besoin.

Le SIRH intervient dans le contexte de digitalisation des entreprises, en étant ainsi une véritable source de productivité et d’optimisation.
 

Les avantages et les enjeux d'un SIRH

La solution applicative du SIRH a pour principal atout d’optimiser la gestion des ressources humaines. Du fait de ses différentes fonctionnalités, elle apporte une multitude d’avantages aux entreprises.
 

Automatisation des tâches administratives des équipes RH :

Le SIRH permet d’automatiser toutes les tâches répétitives ou administratives. Les équipes RH peuvent alors se concentrer sur des missions ayant une réelle valeur ajoutée.

Par exemple, il est possible d’exporter automatiquement les informations saisies par les salariés dans le logiciel de gestion des heures ou celui des notes de frais. L’automatisation peut par ailleurs faciliter l’édition des fiches de paie.

En utilisant le SIRH, les équipes RH gagnent un temps précieux grâce à l’automatisation des tâches administratives. La saisie manuelle d’informations ou le suivi des procédures sont réalisés par le logiciel. En exportant les données de la base centrale, vous pourrez par exemple préremplir les formulaires d’adhésion à la mutuelle d’entreprise ou à la prévoyance collective. Les membres de l’équipe RH ont alors plus de temps pour se concentrer sur les problématiques « humaines » des RH.

Grâce à ce gain de temps, les équipes RH peuvent se concentrer davantage sur :

  • le parcours du salarié ;
  • ses aspirations ; 
  • l’évolution de ses compétences ; 
  • etc. 
 

Obtention de statistiques et de KPI sur le capital humain

    Ainsi, en automatisant les étapes du recrutement, les chargés de l’embauche disposent du temps et des outils nécessaires pour analyser précisement le profil des candidats : donc plus de chance de trouver le talent idéal.
    Avec la centralisation des données du personnel, le SIRH permet d’obtenir des statistiques et des KPI (key performance indicator ou indicateurs de performance). La plateforme est un formidable outil de reporting et de suivi pour l’équipe RH et la direction.

    Exemple : grâce au SIRH, vous pouvez obtenir des indicateurs sur le capital humain : pyramide des âges, égalité des salaires, statistique du turn-over, proportion d'hommes et de femmes selon le statut, etc.

    Sécurisation de la gestion des ressources humaines

    En automatisant la gestion des ressources humaines, le SIRH offre plus de sécurité. Tout d’abord, il supprime le risque d’erreurs humaines. La saisie n’est plus réalisée par les membres de l’équipe RH. Ensuite, le SIRH permet d’encadrer la gestion des RH à travers des procédures. Chaque demande ou action s’inscrit dans un process clair et uniforme, évitant ainsi les omissions, les fraudes ou les défauts de contrôle.

    Pour les demandes de remboursement des notes de frais par exemple, le SIRH propose de définir une procédure adaptée. Les salariés ont alors l’obligation de fournir des justificatifs de paiement. Cette règle réduit le risque de fraude dans la gestion des notes de frais.

    Centraliser les données des salariés

    Toutes les informations liées aux collaborateurs sont centralisées dans le SIRH. Les salariés ayant à les utiliser savent exactement où les trouver. Il est d’ailleurs possible de tracer les accès pour protéger les données personnelles, comme le numéro de Sécurité sociale.

    Grâce à l’interconnexion des différents modules constituant le SIRH, les différents acteurs RH disposent tous des mêmes données. Les informations du dossier du salarié sont utilisées pour la gestion des plannings, des formations ou encore des rémunérations. 
    C’est un atout essentiel pour homogénéiser la gestion des RH.


    Amélioration de l'autonomie des talents :

    Le SIRH est un formidable outil si vous souhaitez améliorer l’autonomie et la responsabilisation des collaborateurs. Avec cette plateforme, vous leur fournissez les ressources nécessaires pour réaliser leurs missions ou répondre à leurs obligations. 

    Le logiciel leur apporte toutes les informations dont ils ont besoin en toute transparence, participant à l’amélioration de l’engagement des employés.

    Ils peuvent :

    • gérer leurs jours de congé en toute autonomie depuis leur espace personnel ;
    • connaître le nombre exact de jours dont ils disposent ;
    • suivre en temps réel le parcours de validation de leur demande ;
    Améliorer la gestion des compétences
    La plateforme du SIRH est aussi utile pour gérer avec précision les compétences. Elle permet de connaître :
    • les compétences disponibles ; 
    • les manques à combler ; 
    • les possibilités de formation ; 
    • les aspirations des salariés.

    Exemple : le SIRH aide à réorganiser les services en répartissant les compétences nécessaires pour répondre aux besoins de chaque mission.
     

    Respecter les contraintes légales

    Dernier avantage très important : le SIRH vous aide à respecter toutes vos contraintes légales. Il permet de vous fixer des échéances, des relances ou des dates butoirs. Vous pouvez aussi paramétrer vos outils afin d’assurer le maintien de la loi. Les éditeurs vous proposent en outre des mises à jour pour répondre aux besoins réglementaires. 

    Il est par exemple possible de mettre à jour les paramétrages d’édition des fiches de paie pour ajouter une ligne sur le montant net social.
     


    Les chiffres clés du SIRH

    Selon une étude de Markess, en 2021, le marché français du SIRH représentait plus de 3,4 milliards d’euros. Le SIRH bénéficie aujourd’hui d’une utilisation durable dans les entreprises françaises. 3 entreprises sur 5 ont adopté le SIRH, l’engouement s’explique essentiellement par le retour sur investissement rapide.

    S’agissant du temps d’implémentation du SIRH, il faut compter deux jours de migration et une demi-journée de prise en main, en moyenne. Une fois en place, le SIRH permet un gain de temps de 50 %.
     

    Fonctionnement d'un SIRH

    Le SIRH est une plateforme logicielle centralisant les données des employés. Elle se compose de différentes briques représentant chacune une mission RH. Le SIRH a pour objectif de faciliter la gestion et de fluidifier certaines des procédures de l’entreprise.

     

    Centralisez la gestion, simplifiez l'administration

    Administration des salariés

    Ce module RH permet de générer des contrats de travail, d'éditer les bulletins de salaire de manière dématérialisée ou de générer le bilan social et la déclaration sociale nominative (DSN).

    Il est également utile pour assurer le pilotage des ressources humaines.

    Je découvre le module portail RH
     

    Saisissez, soumettez, soyez remboursé rapidement

    Note de frais

    Il permet de fixer une procédure uniforme pour les salariés, de mettre ne place un circuit de validation de gérer les remboursements, d'archiver les justificatifs et de générer les reportings comptables.
     

     

    optimisez l'organisation, gagnez en productivité

    Planning

    Cet outil permet de faciliter la réalisation des plannings horaires, mais aussi de suivre la charge de travail de chaque collaborateur ou de chaque équipe. Enfin, ce module offre une aide précieuse concernant le respect des normes légales.
     

     

    précision et fiabilité pour votre paie

    Paie

    Il permet d'automatiser l'édition des fiches de paie et propose un paramétrage de précision pour prendre en compte les éléments de variables du salaire mensuel. Le logiciel dispose aussi d'une fonctionnalité "coffre-fort numérique" afin d'archiver des données à caractère sensible ou confidentiel.

    Je découvre le module paie

    recrutez les talents qui font la différence

    Gestion de recrutement

    Cette brique automatise toutes les tâches chronophages de la gestion des embauches (archivage des candidatures, multidiffusion des offres d'emplois...). Il peut notamment servir à planifier les entretiens ou gérer les CV.

    Je découvre le module gestion de recrutement

    développez le potentiel de chaque collaborateur

    Gestion des compétences

    Cette fonctionnalité permet d'élaborer un référentiel métier avec des fiches de poste précises. Vous pouvez consulter une cartographie des compétences précises de l'entreprise et de ses besoins. Cela peut être utile dans le cadre d'un plan de formation

    Je découvre le module gestion des compétences

    des échanges constructifs pour l'épanouissement professionnel

    Entretiens

    Il vous donne la possibilité de dématérialiser les entretiens, de créer un système homogène d'évaluation ou de piloter les campagnes d'entretiens.

    Je découvre le module des entretiens

    cultivez l'apprentissage, développez l'excellence

    Gestion des formations

    Grâce à lui, vous pouvez créer un catalogue de formations à mettre à disposition de vos collaborateurs. Le logiciel facilite le calcul des coûts, aide à créer un plan de formation ou à identifier les besoins.

    Je découvre le module gestion des formations

    priorité au bien-être de vos équipes

    Bien-être

    Obtenez les feedbacks des collaborateurs et favorisez le dialogue social. C'est un allié de taille pour développer une véritable culture d'entreprise.

    Je découvre le module bien-être

    favorisez la collaboration, renforcez la cohésion

    Communication interne

    La vie de bureau est essentielle à l'attachement de vos collaborateurs. Avec ce module, créez un planning éditorial ou proposez des activités internes.

    Je découvre le module communication interne


     

    Quels sont les différents types de SIRH ?

    Il existe 3 grands types de SIRH en fonction de l'hébergement choisi.
     

    Le SIRH en SaaS (Software as a Service)

    Le SIRH en SaaS peut être vu comme une location. La plateforme RH est délocalisée sur les serveurs de l’éditeur. L’entreprise peut y accéder via Internet. L’accès à cet outil est payant via un système d’abonnement (mensuel, trimestriel ou annuel).

    Exemple de SIRH en SaaS : le SIRH Eurécia
    Eurécia propose un SIRH en SaaS. Son outil simple et complet permet de gérer tous les processus RH et d'améliorer la qualité de vie au travail.
     

    Les avantages et les inconvénients du SIRH en SaaS

     

    Avantages

    Disponible 24/7
    Accessible sur tous les supports et depuis tous les endroits
    Facilité de déploiement
    Service après-vente inclus et mise à jour automatique
    Forte interconnectivité

    Inconvénients

    Dépendance à l'éditeur
    Difficulté à changer de prestataire
    Potentiellement plus coûteux sur le long terme

    Le SIRH en logiciel ou ASP (Application Service Provider)

    Le SIRH en ASP est fourni, lui aussi, depuis Internet. Mais la différence avec le mode SaaS est grande. En mode ASP, il n’est pas possible de personnaliser ou de moduler la solution. Le service de l’éditeur se limite à la fourniture de la plateforme hébergée sur ses serveurs. L’entreprise paye une licence par collaborateur ayant accès au SIRH.

    Exemple de SIRH en ASP : le SIRH IBM
    IBM propose un SIRH disposant de fonctionnalités de self-service pour faire gagner du temps aux équipes RH.

     

    Les avantages et les inconvénients SIRH en ASP

     

    Avantages

    Une disponibilité 24/7
    Un service sur-mesure

    Inconvénients

    Impossibilité de relier le SIRH à d'autres logiciels
    Problème de confidentialité
    Un coût important dû au manque de souplesse du mode tarifaire

    Le SIRH On Premise (avec hébergement)

    Le SIRH On Premise est hébergé directement sur les serveurs de l'entreprise. Le logiciel est acheté à l'éditeur et appartient donc ensuite totalement à la société.

    Exemple de SIRH On Premise : le SIRH Cegid
    Cegid propose une suite RH complète pour gérer l'administration RH. Son logiciel Talentsoft est axé sur l'expérience utilisateur et le développement du potentiel du capital humain des entreprises

     

    Les avantages et les inconvénients du SIRH On Premise

    Avantages

    Données de l'entreprise centralisées
    Indépendance vis-à-vis d'Internet
    Pas d'abonnement

    Inconvénients

    Mise en place longue et coûteuse
    Maintenance à payer en complément
    Risque de perte de données

    Quels sont les SIRH existants ?

    Aujourd'hui, de nombreux éditeurs proposent des SIRH. Voici les principales solutions du marché.

     
     

    Eurécia

    Eurécia propose LE logiciel RH le plus complet du marché.
    Il permet de composer son SIRH à la carte avec 14 modules différents.

    Le plus d'Eurécia ?
    Un SIRH axé sur la qualité de vie au travail !

    Je découvre Eurécia

    Cégid

    Le SIRH de Cegid simplifie l'expérience de recrutement, impacte l'engagement des collaborateurs et couvre les besoins en matière de développement des compétences.

    Kammi RH

    La solution Kammi RH est destinée au PME et ETI. Il s'agit d'une suite RH flexible et complète s'adaptant à tous les types d'organisations.

    Sigma RH

    Sigma propose un SIRH global pouvant être complété par 16 modules. La suite logiciel RH permet de faciliter la gestion des ressources humaines, de gérer les talents ou les relations sociales.


    Comment choisir un SIRH ?

    Comment sélectionner son SIRH parmi le vaste éventail de solutions disponibles ? Le meilleur moyen est de définir au préalable ses besoins puis d'opter pour la suite RH la plus adaptée à son organisation. 

    Voici les critères à utiliser pour comparer les différents SIRH :
    • Sécurité informatique ;
    • Respect du RGPD (règlement général sur la protection des données) ;
    • Accessibilité de la plateforme ;
    • Facilité d’utilisation de la plateforme ;
    • Offre de maintenance, de mise à jour et de service après-vente ;
    • Modèle tarifaire ;
    • Facilité de déploiement ;
    • Modularité et possibilité de personnalisation du SIRH ;
    • La possibilité d’interconnexion avec les autres outils de votre entreprise ;
    • Possibilité de tester la solution gratuitement. 

    Pour trouver le bon SIRH, il est conseillé de comparer plusieurs offres. C’est le meilleur moyen de trouver celle correspondant le plus à vos moyens et à votre budget.
     

    Comment mettre en place un SIRH ?

    Étape 1 : définir ses besoins et ses objectifs

    Il est important d’interroger les différents acteurs de l’entreprise ou de recueillir les recommandations des managers ou des employés. De cette manière, vous êtes assuré de proposer un SIRH réellement adapté aux attentes de vos collaborateurs.

    Listez les fonctionnalités nécessaires, les procédures à automatiser et les services concernés par la mise en place du SIRH.

     

    Étape 2 : budgétiser son projet de SIRH

    Le service de contrôle de gestion définit le budget maximum à consacrer au projet, mais également le retour sur investissement attendu.

     

     

    Étape 3 : sélectionner le SIRH le plus adapté

    Lors de cette étape, vous devez utiliser les critères listés dans le paragraphe ci-dessus pour trouver la solution pouvant le plus s’adapter à votre organisation.

     

    Étape 4 : communiquer sur l’implémentation du SIRH en interne.

     

    La communication interne est essentielle pour obtenir l’engagement de tous les collaborateurs dans le projet. 

     

     

    Étape 5 : déployer la solution applicative

    À ce stade, l'équipe chargée du projet travaille de manière méticuleuse pour mettre en action la solution SIRH personnalisée. Cela implique l'installation des logiciels, la configuration des paramètres spécifiques à l'entreprise, la formation des utilisateurs finaux et la mise en place de procédures de gestion des données.
     

    Le déploiement est une phase délicate, car il faut veiller à ce que tous les aspects du SIRH fonctionnent de manière fluide, garantissant ainsi une transition en douceur vers ce nouvel outil essentiel pour la gestion efficace des ressources humaines de l'organisation.

    A qui s'adresse un SIRH ?

    Le SIRH peut s’adresser à tous les types d’organisation grâce à sa grande modularité.
    • Les TPE : pour les très petites entreprises, le système « à la carte » est très avantageux. Elles peuvent automatiser les procédures les plus importantes tout en conservant une gestion souple des RH. 
    • Les PME : le SIRH permet de faire évoluer son organisation, d’optimiser sa gestion des RH et augmenter la croissance de la PME. 
    • Les grandes entreprises : le SIRH leur permet d’homogénéiser les process et d’améliorer la productivité des équipes RH.

    Au sein de chaque entreprise, le SIRH est destiné à être utilisé par tous : les managers, l’équipe RH, les collaborateurs ou la direction.
     
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